AYUDANDO A GESTIONAR EL DÍA A DÍA DE UNA ASOCIACIÓN

Nos escribe nuestro compañero y voluntario, Manuel Castillo, sobre la colaboración que está llevando a cabo con la Asociación Crecer con Futuro:

“Estoy trabajando para dotar a Crecer con Futuro de las herramientas necesarias para Gestionar el Voluntariado, hacer una Previsión de los ingresos mensuales por cuotas que aportan los Socios y un control de los cobros Reales realizados con las remesas de los socios.

Además, con la hoja de cálculo que hace la previsión de cobros mensuales, les estoy ayudando a hacer las remesas para el banco, en la que se filtran a los socios a quienes se factura, se les pone de forma automática el Concepto del Cobro y el resto de datos que requieren en la entidad bancaria para la presentación de una remesa. Hay socios que abonan una cuota mensual, trimestral, semestral o anual, y cada uno de ellos varía en el mes de su aportación respecto de otros socios.

Nos hemos reunido varias veces para ver los datos que ellos deben tener archivados para la gestión de socios, con reflejo de sus datos personales, de contacto, de domiciliación, un histórico de las cuentas con la domiciliación, un histórico de las devoluciones de recibos, y de las aportaciones anuales por remesas o donativos puntuales y las actualizaciones de datos y contactos hechos con el socio.

Todo ello con un diseño personalizado, pues no todas las asociaciones requieren los mismos datos ni los gestionan de la misma forma.

Ahora ya tienen las herramientas que necesitaban, una base de datos y dos hojas de cálculo. Comenzarán a usarlas, a pasar algunos datos, y me dirán si les va bien o necesitan alguna modificación.

Y a esto, hay que agregarle toda la información que tienen actualmente en las otras herramientas que usan.

Cuando esté todo listo, se hará una prueba de envío de remesa al banco para comprobar que todo funciona correctamente.

Son muchos socios para controlar. La base de gestión de ellos es la base de datos, que resaltará los datos erróneos de cada socio, mostrándolos con distinto color de letra y de fondo de la celda que contiene el dato, para que al contactar con él destaque qué hay que comentarle y modificar por errores en lo que consta en la asociación. Hay que controlar el nombre para evitar rechazos de Hacienda, el NIF o CIF, que el mandato o domiciliación de la cuota está firmado y archivado, el domicilio, teléfono, cuenta correcta, etc.

Además, esta base de datos podrá usar unos informes para hacer etiquetas adhesivas para pegar en los sobres postales, con el nombre y dirección del socio, si esta es correcta. Para hacer los certificados de Hacienda por las donaciones. Así como algunas cartas o comunicaciones.

Un trabajo complicado, pero espero que todo salga de forma correcta.

Si quieres saber algo más, dímelo y te amplío la información.”

Manuel Castillo

Un excelente trabajo por parte de Manolo.

El trabajo diario de una organización no es posible sin las herramientas adecuadas de gestión.

Para saber más sobre Crecer con Futuro: www.crecerconfuturo.org

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